Popoln nadzor nad nabavnim procesom od naročila do knjiženja računa

V številnih podjetjih je proces obdelave prejetih računov še vedno močno odvisen od ročnega dela. Računi prihajajo v različnih oblikah (eRačuni, PDF dokumenti, skenirani računi), zaposleni pa morajo ročno iskati pripadajoče naročilnice, dobavnice ali prevzeme, preverjati ujemanje podatkov in nato račun vnesti v ERP sistem.

Takšen način dela postaja vse bolj problematičen predvsem v podjetjih z večjim številom nabavnih dokumentov in dobaviteljev, kjer že manjše napake povzročajo zamude pri knjiženju, dodatno administracijo ali celo napačna plačila.

V praksi se podjetja pogosto srečujejo z naslednjimi izzivi:

• ročno iskanje povezanih naročilnic in prevzemov,
• zamudno preverjanje skladnosti med naročilom, prevzemom in računom,
• velika količina ročnega vnosa podatkov,
• podvajanje administrativnega dela med nabavo in računovodstvom,
• napake pri knjiženju zaradi napačno povezanih dokumentov,
• nepregleden status posameznega računa v procesu potrjevanja,
• dolgotrajna obdelava računov z večjim številom pozicij.

Z napredno avtomatizacijo v PANTHEON-u sistem samodejno prebere podatke iz prejetega računa, poišče pripadajoče naročilo ali prevzem, preveri skladnost podatkov ter v primeru popolnega ujemanja račun samodejno pripravi in poknjiži brez dodatnih ročnih posegov.

Samodejno prepoznavanje povezanih dokumentov

Ob prejemu računa sistem samodejno prebere ključne podatke iz dokumenta:

• pri eRačunih neposredno iz XML datoteke,
• pri PDF dokumentih z uporabo OCR prepoznave Typless paketov.

Posebno pozornost sistem nameni podatku »Vezni dokument 2« (acDoc2), ki predstavlja referenco na interno naročilnico ali dokument prevzema. Za delovanje sistema pa mora izdajatelj računa to številko zapisati na račun oz v XML pri eRačunih.

Po prepoznavanju sistem:

• poišče ustrezen dokument v ERP sistemu,
• preveri ujemanje z internim dokumentom (podrobneje o tem v naslednjih točkah),
• samodejno ustvari povezavo med dokumentoma,
• povezavo zapiše v zavihek Povezave na dokumentaciji.

Račun je tako že ob uvozu povezan z ustreznim poslovnim dogodkom in pripravljen za nadaljnjo obdelavo. Povezava pa poskrbi da lahko na obeh straneh povezave enostavno in hitro pridemo do informacij povezanega dokumenta. Na DMS dokumentu s klikom na povezavo odpremo dotičen interni document, na internem dokumentu pa se v zavihku dokumentacija prikazuje ta prejeti račun v DMS.

Avtomatska kontrola med naročilom/prevzemom in računom

Ena najpomembnejših funkcionalnosti rešitve je avtomatizirana kontrola skladnosti dokumentov (3-Way Matching).

Sistem primerja:

• naročilo, in/ali
• prevzem oziroma dobavnico,
• s prejetim računom.

Pri preverjanju sistem kontrolira:

• količine,
• cene,
• rabate,
• davčne stopnje,
• dobavne pogoje,
• skupne zneske,
• končno kalkulacijo dokumenta.

Če so vsi podatki skladni, sistem dokument zapiše na prednastavljeno vrsto dokumenta, ga označi kot preverjen in pripravljen za avtomatsko knjiženje.
S tem se bistveno zmanjša potreba po ročnih kontrolah in poveča zanesljivost celotnega procesa.

Samodejno uvoz brez ročnega vnosa

Ko sistem konča s preverjanjem podatkov povezanega dokumenta, uvozna forma iz XML (za eRačune) in .json datoteke (za PDF račune) na prednastavljeno vrsto dokumenta uvozi:

• glavo dokumenta,
• vse pozicije,
• povezano naročilo in/ali dobavnico,
• finančne podatke,

Računovodstvo tako prejme že preverjen in pripravljen dokument brez dodatnega pretipkavanja.

Inteligentno upravljanje izjem in odstopanj

V praksi vsi računi niso popolnoma skladni z naročili ali prevzemi.
Zato sistem vključuje mehanizem za obravnavo izjem.

Če:

• povezani dokument ni najden,
• acDoc2 ni prepoznan,
• se količine ne ujemajo,
• se cene razlikujejo,
• manjkajo podatki v glavi dokumenta,
• manjkajo podatki na posameznih pozicijah,

sistem samodejno ustvari opravilo odgovorni osebi. Znotraj opravila pa se odgovorni osebi odpre zavihek povezave forme dokumentacije, kjer ima uporabnik na voljo izbiro iskanja po naročilih in dokumentih prevzema. Glede na zapisan subjekt v tabeli dokumentacije pa se uporabniku v seznamu povezav prikažejo samo še nepovezani dokumenti istega subjekta.

Ob izbiri opcije vse, pa seznam prikazuje vse dokumente tega subjekta – povezane ali ne.

Po potrditvi povezave, process nadaljuje na uvoz računa. Tukaj pa spet: če sistem ne najde vseh potrebnih podatkov za avtomatski uvoz, potem se uporabniku odpre še opravilo za vnos računa. Kjer po standarnem postopku preveri in po potrebi dopolni podatke glave in/ali pozicij.

Popolna sledljivost in nadzor procesa

Vsak korak obdelave se samodejno beleži v dnevniku pogovorov.

Uporabniki lahko kadarkoli preverijo:

• kdo je dokument obdeloval,
• kateri dokumenti so bili povezani,
• kakšne kontrole so bile izvedene,
• katera odstopanja so bila zaznana,
• kdo je dokument odobril,
• kdaj je bil račun poknjižen.

Statusi dokumenta se samodejno posodabljajo skozi celoten proces, kar zagotavlja popolno transparentnost in revizijsko sled.

Prednosti za vašo organizacijo

• Avtomatsko povezovanje računov z naročilnicami in prevzemi
• Samodejno prepoznavanje podatkov iz XML in PDF dokumentov
• Avtomatizirana kontrola skladnosti dokumentov (3-Way Matching)
• Hitrejše knjiženje brez ročnega vnosa podatkov
• Manj napak in večja zanesljivost procesa
• Avtomatsko upravljanje izjem in odstopanj
• Popolna sledljivost vseh aktivnosti
• Večja produktivnost računovodstva in nabave
• Krajši čas obdelave prejetih računov
• Večja kontrola nad stroški in nabavnim procesom

Za koga je rešitev primerna

Rešitev je posebej primerna za:

• proizvodna podjetja,
• trgovska podjetja,
• podjetja z večjim številom dobaviteljev,
• organizacije z visokim številom prejetih računov,
• podjetja z vzpostavljenimi nabavnimi procesi,
• podjetja, ki želijo avtomatizirati kontrolo med naročilom, prevzemom in računom,
• organizacije, ki želijo zmanjšati administrativno delo računovodstva.

Ključna vrednost rešitve

Rešitev ne avtomatizira zgolj uvoza računov, temveč poveže celoten nabavni proces v enotno digitalno celoto.

S samodejnim prepoznavanjem povezanih dokumentov, avtomatsko kontrolo skladnosti in možnostjo samodejnega knjiženja podjetje pridobi bistveno hitrejši, natančnejši in popolnoma sledljiv proces obdelave prejetih računov.

Rezultat je manj administracije, več nadzora, hitrejše knjiženje ter zanesljivo upravljanje nabavnih in finančnih procesov brez nepotrebnih ročnih posegov.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve