Izdaja in pošiljanje računov je eden ključnih procesov vsakega podjetja, hkrati pa pogosto predstavlja pomembno operativno obremenitev za zaposlene.

Pri večjem številu izdanih računov lahko ročno pošiljanje prek e-pošte, tiskanje ali priprava e-računov hitro postane zamudno, nepregledno in podvrženo napakam.

V praksi se podjetja pogosto soočajo z izzivi, kot so:

• ročno izbiranje načina pošiljanja za vsakega prejemnika,
• različni kanali dostave (tisk, e-pošta, e-račun),
• možnost napačnega pošiljanja ali izpuščenih računov,
• dodatno administrativno delo in obremenitve zaposlenih.

Z našo rešitvijo PANTHEON samodejno poskrbi za ustrezen način dostave računa glede na nastavitve v šifrantu subjektov – brez dodatnih ročnih korakov. S tem podjetje bistveno pohitri izdajo računov, zmanjša napake in optimizira celoten proces fakturiranja.

Avtomatizirana dostava računov glede na prejemnika

Rešitev omogoča, da za vsakega kupca v PANTHEON-u enostavno določite način prejema računov (tisk, e-pošta ali e-račun prek bizBoxa).

Na podlagi teh nastavitev sistem ob masovnem izvozu računov samodejno:

• natisne račune za prejemnike, ki želijo tiskano obliko,
• pošlje račune po e-pošti,
• ali jih odda kot e-račun prek portala bizBox.

S tem se odpravi potreba po ročnem razvrščanju in pošiljanju dokumentov ter zagotovi konsistentna in pravilna dostava.

Enoten in optimiziran proces izdaje računov

Namesto več različnih korakov in preverjanj rešitev omogoča enoten proces, kjer:

• računovodstvo izvede en sam masovni izvoz,
• sistem samodejno razdeli račune glede na način pošiljanja,
• vsak prejemnik prejme račun v pravilni obliki.

Prednosti takšnega pristopa:

• manj ročnega dela in administracije,
• hitrejša obdelava večjih količin računov,
• standardiziran in zanesljiv postopek fakturiranja.

Manj napak in večja zanesljivost

• Ročni procesi pogosto vodijo do napak, kot so:
• napačen način pošiljanja,
• pozabljeni računi,
• pošiljanje napačnim prejemnikom.

Z avtomatizacijo procesa se:

• zmanjša odvisnost od človeškega faktorja,
• zagotovi pravilna dostava glede na nastavitve,
• izboljša sledljivost in nadzor nad procesom pošiljanja.

Rezultat je bolj zanesljiv in profesionalen proces izdaje računov.

Spodbujanje prehoda na e-račune

Rešitev podjetju omogoča tudi lažje upravljanje prehoda na elektronske račune.

Z uporabo preglednih seznamov lahko:

• identificirate prejemnike, ki še vedno uporabljajo papir,
• jih aktivno nagovarjate k prehodu na e-račun ali e-pošto,
• postopno zmanjšujete delež tiskanih računov.

Prednosti za podjetje in stranke:

• hitrejša dostava računov,
• nižji stroški tiskanja in pošiljanja,
• enostavnejši uvoz v ERP sisteme,
• odprava pretipkavanja in napak pri vnosu,
• hitrejši proces in razbremenitev zaposlenih

Z avtomatizacijo pošiljanja računov:

• zaposleni porabijo bistveno manj časa za administrativna opravila,
• proces izdaje računov postane hitrejši in bolj pregleden,
• več časa je na voljo za aktivnosti z višjo dodano vrednostjo.

Račune je mogoče obdelati in poslati v eni sami akciji, brez dodatnega ročnega dela.

Prednosti za vašo organizacijo

• Avtomatizirano pošiljanje računov iz PANTHEON-a
• Manj ročnega dela in administracije
• Hitrejša izdaja večjih količin računov
• Zmanjšanje napak pri pošiljanju
• Enoten proces za vse načine dostave
• Možnost kombinacije tiska, e-pošte in e-račun
• Lažje upravljanje prehoda na digitalne kanale
• Nižji stroški tiskanja in pošiljanja
• Boljša uporabniška izkušnja za prejemnike
• Večja produktivnost zaposlenih
• Standardiziran in pregleden proces fakturiranja

Rešitev je posebej primerna za:

• Podjetja z večjim številom izdanih računov
• Računovodske oddelke, ki želijo avtomatizirati procese
• Organizacije z različnimi načini dostave računov
• Podjetja, ki uvajajo e-račune
• Podjetja, ki želijo zmanjšati administrativno breme
• Vse organizacije, ki želijo posodobiti in digitalizirati proces fakturiranja
• Še posebej je učinkovita v okoljih, kjer je pomembna hitrost obdelave, zmanjšanje napak in optimizacija dela zaposlenih.

Ključna vrednost rešitve

Rešitev ne predstavlja le avtomatizacije pošiljanja računov, temveč celovito optimizacijo procesa izdaje in dostave.

Podjetju prinaša:

• večjo učinkovitost,
• večjo zanesljivost,
• nižje stroške,
• ter boljšo izkušnjo za stranke.

Masovno pošiljanje računov iz PANTHEON-a pomeni: manj administracije, več avtomatizacije in hitrejši prehod v digitalno poslovanje.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve