Zaključek poslovnega leta je eden najpomembnejših procesov v računovodstvu.

V tem obdobju nastajajo ključni dokumenti, bilance, temeljnice in poročila, ki predstavljajo finančno sliko podjetja ter služijo kot dokaz pravilno izvedenega zaključka poslovnega leta in pravilno vzpostavljenega začetnega stanja novega poslovnega obdobja.

V praksi pa so ti dokumenti pogosto shranjeni na različnih lokacijah: v mapah na računalniku, e-pošti, lokalnih diskih ali fizičnih arhivih. Dostop do podatkov je nepregleden, preverjanje usklajenosti zamudno, dokazovanje izvedenih korakov pa odvisno od posameznikov.

Pogosto se zgodi, da vodstvo podjetja, direktorji, lastniki ali revizorji določene podatke in dokumente potrebujejo v zelo kratkem času – računovodstvo pa jih mora iskati po različnih mapah, izpisih ali arhivih. To povzroča dodatno izgubo časa, obremenitve ter nepotrebno odvisnost od posameznikov, ki poznajo strukturo dokumentacije.

Z našo rešitvijo so vsi ključni dokumenti zaključka leta organizirani na enem mestu, zato lahko pooblaščene osebe do njih dostopajo samostojno, računovodstvo pa jih lahko poišče in posreduje bistveno učinkoviteje – brez dolgotrajnega iskanja po temeljnicah, poročilih, elektronski pošti ali mapah na računalnikih.

Enotna in strukturirana dokumentacija ob zaključku leta

Rešitev omogoča, da so vsi ključni dokumenti zaključka leta shranjeni na enem mestu – znotraj dokumentacije, pod enotno klasifikacijo.

S tem se zagotovi:

• centralizirana in varna hramba zaključne dokumentacije,
• enostavnejši ter učinkovitejši dostop do ključnih finančnih podatkov,
• jasna struktura vseh zaključnih dokumentov in poročil,
• dolgoročna sledljivost oddanih, potrjenih in arhiviranih dokumentov,
• ter možnost nadzorovanega vpogleda v finančno stanje tudi
• uporabnikom, ki nimajo dostopa do glavne knjige ali niso vešči pregledovanja temeljnic in računovodskih izpisov.

Na podlagi ustrezno dodeljenih pravic do klasifikacij lahko vodstvo podjetja, direktorji, lastniki ali druge odgovorne osebe samostojno dostopajo do ključnih dokumentov zaključka leta ter hitro pridobijo vpogled v finančno stanje podjetja – brez dodatnega vključevanja računovodstva ali iskanja dokumentacije po različnih sistemih in mapah.

Popolna preglednost finančnega stanja

V dokumentni sistem se lahko prenesejo vsi ključni dokumenti zaključka leta, kot so:

• bruto bilanca,
• otvoritvena bruto bilanca,
• temeljnice razporeditve dobička ali izgube,
• stanje TRR računov,
• odprte terjatve in obveznosti,
• bilanca stanja,
• izkaz poslovnega izida,
• oddane bilance,
• ter druga pomembna finančna dokumentacija.

Na ta način imajo odgovorne osebe vedno dostop do preverjenih in usklajenih podatkov, brez iskanja po različnih virih.

Dokazljivost, preglednost in varnost podatkov

Ena ključnih prednosti rešitve je, da so vsi pomembni dokumenti zaključka leta zbrani na enem mestu in pripravljeni za takojšen vpogled.

S tem podjetje pridobi jasno dokazljivo sled vseh ključnih korakov zaključka poslovnega leta. Vsak pomemben dokument ostane trajno povezan z obdobjem, na katero se nanaša, kar bistveno olajša preverjanje usklajenosti podatkov ter kasnejše notranje ali zunanje kontrole.

Rešitev omogoča, da se na strukturiran način hranijo:

• zaključne in otvoritvene bruto bilance,
• temeljnice zapiranja razredov,
• izkazi in bilance,
• odprte postavke,
• ter druga dokumentacija, povezana z zaključkom poslovnega leta.

Takšen način dela zmanjšuje možnost napak, izgube dokumentacije ali nejasnosti glede tega, katera verzija dokumenta je bila uporabljena ob zaključku leta.

Pomembna prednost je tudi dolgoročna sledljivost podatkov. Ob kasnejših preverjanjih, revizijah ali primerjavah med obdobji lahko podjetje hitro preveri, kakšno je bilo stanje ob zaključku posameznega poslovnega leta in na podlagi katerih dokumentov je bil zaključek izveden.

Vsi dokumenti ostanejo varno arhivirani, dostopi pa so urejeni preko jasno določenih pravic in klasifikacij.

Hitrejše delo brez nepotrebnega iskanja

Ko so dokumenti enkrat preneseni v dokumentni sistem:

• jih ni več potrebno iskati po mapah, elektronski pošti ali lokalnih arhivih,
• vsi ključni dokumenti so zbrani v strukturirani in pregledni obliki,
• pomembni podatki in izpisi so vedno dostopni na enem mestu,
• zaključek leta pa postane bistveno bolj pregleden in organiziran proces.

Z uporabo klasifikacij lahko uporabnik v nekaj sekundah filtrira in pregleda celotno dokumentacijo posameznega zaključnega obdobja, kar bistveno skrajša čas priprave dokumentacije za vodstvo, revizije, notranje kontrole ali kasnejša preverjanja poslovanja.

Prednosti za vašo organizacijo

• Večja varnost finančne dokumentacije
• Centraliziran in urejen arhiv zaključka leta
• Hitrejše revizije in notranje kontrole
• Manj operativnega tveganja
• Jasna dokazljivost izvedenih postopkov
• Boljša preglednost finančnega stanja podjetja
• Enostavnejše sodelovanje med računovodstvom in vodstvom
• Manj odvisnosti od posameznikov in njihovega poznavanja priprave poročil
• Hitrejša priprava podatkov za vodstvo, lastnike ali revizorje
• Enostavnejši dostop do ključnih dokumentov tudi brez dostopa do glavne knjige
• Večja preglednost nad zaključnimi in otvoritvenimi stanji
• Standardiziran proces zaključka poslovnega leta
• Manj administrativnega dela pri iskanju in pripravi dokumentacije

Zaključek leta tako postane strukturiran, sledljiv in profesionalno urejen proces.

Rešitev je posebej primerna za:

• Računovodske servise
• Finančno-računovodske oddelke
• Podjetja z zahtevami po revizijski sledljivosti
• Prganizacije z več uporabniki in različnimi nivoji dostopa
• Podjetja z večjim obsegom zaključne dokumentacije
• Podjetja, kjer vodstvo pogosto potrebuje vpogled v finančne podatke in zaključna poročila
• Organizacije, ki želijo digitalizirati, standardizirati in dolgoročno urediti proces zaključka poslovnega leta in poročil povezanih s tem procesom

Še posebej je koristna v okoljih, kjer pri zaključku leta sodeluje več oseb, kjer je pomembna jasna razdelitev odgovornosti ter kjer podjetje potrebuje zanesljiv, pregleden in dolgoročno urejen arhiv finančne dokumentacije.

Ključna vrednost rešitve

Rešitev ne predstavlja le digitalnega arhiva dokumentov, temveč urejen in nadzorovan proces upravljanja zaključne dokumentacije podjetja.

Podjetju omogoča večjo preglednost nad finančnimi podatki, boljšo sledljivost izvedenih postopkov ter varnejšo in dolgoročno urejeno hrambo ključnih dokumentov zaključka leta.

Zaključek leta v DMS-u pomeni: manj tveganja, več nadzora in popolno sledljivost vseh ključnih finančnih dokumentov.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve